ゼロから始めず、まず「たたき台」を作る。

会議メモを、上司に共有しやすい報告書に整えてみましょう。

例えば、会議後に上司へ共有する報告書を作る場面を考えてみます。手元には、要点を書き留めたメモしかありません。白紙から文章を組み立てようとすると時間がかかりますが、AIチャットに「何のための文書か」「どの項目で整理したいか」を伝えると、見直しやすいたたき台を作れます。

このように依頼すると、AIはメモを文章に整えるだけでなく、項目ごとに整理し、足りない情報も示してくれます。まず見直す対象ができるため、文章作成の最初の負担を軽くすることができます。

「追加で頼む」と、読み手に合わせて整えられる。

一度で完成させず、対話しながら使いやすい文章に近づけます。

AIチャットの便利なところは、最初の回答を見てから、さらに条件を追加できることです。上司が忙しい、取引先向けなので丁寧にしたい、社内共有なので短くしたいなど、読み手やその時の状況に合わせて追加で相談できます。

このように頼むと、文章の長さや見せ方を調整できます。取引先向けのメールなら「丁寧だが堅すぎない文面に」、社内向けの議事録なら「決定事項と担当者が分かる形に」などと伝えると、目的に合った文章に近づきます。
なかでも、毎日の仕事で一番試しやすいのはメールです。お礼、日程調整、資料送付の依頼など、短いメールほど、たたき台がある効果を実感しやすいです。

メールの場合も、出てきた文面を見ながら「もう少し短く」「もう少し丁寧に」と追加で頼めます。宛名や日付、相手との関係に合わせた言い回しは、送る前に人が確認して整えましょう。
大切なのは、AIが作った文章をそのまま使うのではなく、自社の状況に合っているか、相手に失礼がないか、必要な情報が抜けていないかなどを人の目で見て確認して、おかしいと思った部分を修正することです。この確認と修正こそが、人にしかできない仕事です。

申請資料は「丸ごと作成」ではなく、
条件整理と骨子づくりに使う。

制度や条件は必ず公式資料で確認しながら、書く前の準備を手伝ってもらいます。

補助金などの申請資料でも、考え方は同じです。ただし、AIに申請書を丸ごと書かせてはいけません。AIに手伝ってもらうのは、あくまで「書く前の準備」です。
例えば、「この公募要領をもとに、申請前に確認すべき条件を整理してください」「事業計画書に書くべき項目を見出しだけで整理してください」とAIに相談しつつ、対象者、締切、対象経費、必要書類などの条件は、人が必ず公式資料で確認し、必要に応じて専門家や支援機関にも確認しましょう。そのうえで、自社の取り組みをどう説明するか、申請する内容を考えて決めるのは、人の役割です。
なお、文章作成でAIを使うときは、お客さまの氏名、社員の個人情報、未公開の売上や取引条件など、社外に出してはいけない情報は入力しないようにしましょう。また、AIの文章には誤りや不自然な表現が含まれることがあります。日付、金額、制度、条件のような契約に関わる重要な内容は、人が最後に確認することが基本です。
まずは、手元にある会議メモや報告メモを一つ選び、AIに「報告書のたたき台を作成してください」と相談してみてはいかがでしょうか。ゼロから書き始める時間を減らせるだけでも、文章作成の負担は大きく変わります。