第1回業務改善フロー業務の洗い出しと業務フローの整理

労働生産人口の減少

自社で働く人の平均年齢が毎年高くなり、若返りできないことを悩む企業もあります。企業も少子高齢化による影響を受けています。15歳以上65歳未満の人口の減少が続いており、今後も働く人の数が増えないと、それぞれの企業で働く人の数も減っていきます。従業員不足の影響はどの企業でも直面している課題です。

育児休業取得後の女性や定年退職後の高年齢者など、働ける人には働き続けてもらうことで人手不足を補おうとどの企業も努力しています。しかし、新たに働き出す人数よりも退職する人が多くなっていくと働き手の数は減っていき、今の業務をより少ない人数で行えるように生産性を高める工夫が必要になってきます。この工夫が業務改善であり、企業は業務効率化をしなければならなくなっています。

働き方改革の推進

「働き方改革」の推進によって2019年に労働基準法が改正され、従業員の残業時間を適切に管理しなければならなくなり、残業時間にも上限ができました。例えば、従業員が休んだり辞めたりして人数が足りなくなったとき、他の従業員が労働時間を延ばせば仕事が終わるという場合でも、残業時間に制限ができたことで仕事が終わらなくなるということも考えられます。

また、働き方も多様化し、職場にはフルタイムの正社員、契約社員やパート社員など労働時間が異なる従業員が一緒になって働くことも増えてきました。
従業員が少なかったり、働く時間が短い従業員がいたりする中で仕事を終わらせるには、業務時間を短縮しつつ生産性を向上させる取り組みが必要です。そこで、業務改善の必要性が叫ばれているのです。

業務を一覧化する

自社の業務を一覧表で可視化することは、業務改善の第一歩です。現在の業務をすべて洗い出して一覧化し、以下の【業務一覧表（例）】を参考に作成してみましょう。

現場へのヒアリング

業務の可視化には、実際の業務を行っている現場の従業員のヒアリングが欠かせません。従業員の意見を丁寧にヒアリングして、管理部門では気づきにくいが、現場の従業員が対応に困っていることや、時間がかかっている業務などの状況把握を正確に行うと、業務を改善するポイントが見えてきます。従業員がなんとなくうまくいかないと感じていることや、ミスが起きたことなども課題となるのでヒアリングしておきましょう。
企業によっては、外部のコンサルタントに業務改善を依頼する場合や、経営者や管理職などが業務改善の方針を決めることもありますが、業務改善を日々行うのは従業員であることを念頭に置き、従業員に協力を依頼しましょう。