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第3回業務改善フロー業務効率化に向けた改善
第1回・第2回では、自社の働く環境のチェック、業務の一覧化、業務マニュアルとフローチャートの作成をし、職場の課題を洗い出しました。第3回では、分析した自社の課題に優先順位をつけて業務改善することで、自社の業務効率化を目指します。
業務改善の優先順位をつける（ポイント、注意点を含む）
業務改善をする際は優先順位をつけ、どこから取り組むかの順番を決めます。すべての業務改善をまとめてやりたいという気持ちも起きますが、急に仕事が大きく変わるよりも徐々に改善していくことで従業員が受け入れやすくなることもあります。従業員に取り組みを拒否されると、業務改善は進まなくなります。優先度の高い業務改善からひとつひとつ取り組みましょう。
優先順位のつけ方は、「緊急・重要マトリクス」と「業務改善の効果・難易度マトリクス」の2つを組み合わせます。
緊急・重要マトリクス
業務改善の効果・難易度マトリクス
2つのマトリクスから課題の優先度を決める例
| 課題一覧（例） | 緊急・重要マトリクス | 効果・難易度マトリクス | 優先度順位づけ |
|---|---|---|---|
| 作業手順が標準化されていない | ２（重要度が高く、緊急度が低い） | ３（効果小・難易度小） | 第４位 |
| 人材不足による業務負荷の増加 | ２（重要度が低く、緊急度が高い） | ２（効果大・難易度大） | 第３位 |
| 従業員のスキル習得に時間がかかる | ２（重要度が高く、緊急度が低い） | ４（効果小・難易度大） | 第５位 |
| 手作業の多さによる業務遅延 | １（重要度が高く、緊急度も高い） | ２（効果大・難易度大） | 第２位 |
| 必要度の低い作業に時間をかけている | １（重要度が高く、緊急度も高い） | １（効果大・難易度小） | 第１位 |
| 経営者と従業員で意見が異なる | ３（重要度が低く、緊急度も低く） | ４（効果小・難易度大） | 第６位 |
職場ごとに重要度や優先度、効果や難易度は異なります。それぞれの職場ごとに課題をマトリクスに当てはめて、緊急かつ重要であり、業務改善の効果が高く、難易度が低い課題から優先的に業務改善に取り組みます。
優先度の高いものから改善策を立てる
それぞれの課題に対する改善策を提示し、優先度の高い課題から従業員と一緒に取り組みます。
優先度・課題ごとの改善策の例
| 優先度 | 課題 | 改善策 | 業務内容の改善 |
|---|---|---|---|
| １ | 必要度の低い作業に時間をかけている | 排除・廃止 | 経営者の考えや従業員の意見も確認し、作業手順を変更するなどで必要度の低い作業を廃止していく。 |
| ２ | 手作業の多さによる業務遅延 | IT化・デジタル化 | チェック表や帳簿記入など手作業の項目のうちデジタル管理ができる作業を抽出し、デジタル化で効率化をはかる。 |
| ３ | 人材不足よる業務負荷の増加 | 変換・代替 | 新たな従業員を雇用し、人手不足を解消する。すぐに雇用できない場合は一時的な人材を確保する。 |
| ４ | 作業手順が標準化されていない | 標準化 | 部署間で作業手順が違っていないか、フローチャートや業務マニュアルの統一化をはかる。 |
| ５ | 従業員のスキル習得に時間がかかる | 人材育成 | 現任教育（OJT）や職場外研修（off-JT）を実施する。 |
| ６ | 経営者と従業員で意見が異なる | コミュニケー ション |
経営者が経営理念を従業員に伝える機会を増やすなど、情報の共有化をおこなう。 |
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業務改善の実施
業務改善においては、職場で働く人一人ひとりが業務改善の内容を理解し、全員で一緒に取り組むことが重要です。
業務改善の重要さと内容はできるだけ具体的に分かりやすく示して、「業務改善は重要であり、簡単にできることだ」と働く人全員が理解することで、一人ひとりが主体的に業務改善に参加できるようになります。また、取り組みが始まったら、業務改善が進んでいるときはお互いに努力を認め、進まないときは意見を交換するなど、コミュニケーションを大切にしましょう。そうすることで意識とモチベーションを高く保ち、業務改善が継続していきます。
業務改善の項目によっては、改善に時間がかかることもありますが根気よくおこなっていきます。
業務改善の結果を検証
業務改善を実施した後は、自社のムダが省かれたか、作業ミスが減ったか、品質がアップしたか、従業員の労働環境が良くなったかなど、業務改善のメリットが得られたかどうか、結果の検証をおこないます
【結果の検証方法】
- 改善前と改善後のフローチャートや業務マニュアルを比較し、変更した箇所の効率が向上したかを検証
- 現場にて変更した手順通りに作業がおこなわれているかを確認し、作業時間を計測して効率化された時間を検証
- 従業員に改善前と改善後の変化についてアンケートを実施し、効率化の結果を検証する
また、業務改善前と業務改善後の数値化ができると、効果が分かりやすくなります。
【数値化しグラフ化すると良い項目】
- 改善前と改善後の作業時間を計測比較し、どれだけの時間が削減されたかを数値化
- 改善後に改善前と同じ時間でどれだけ多くの作業がおこなえるようになったかを数値化
- 改善前と改善後のエラーの発生率を比較し、エラーの低減率を数値化
- 作業時間削減やエラー低減により、どれだけのコスト削減となったかを数値化
最も優先度が高い課題に対して業務改善をおこない業務効率化が進んだ場合は、次の課題に対する業務改善をおこない、結果が改善に値しない場合には再度改善策を検討し直します。
まとめ
業務改善による業務効率化は、会社の成長には欠かせないものです。第１回から第３回までで、自社の働く環境をチェックし、業務を可視化する。そして、業務マニュアルやフローチャートを作成し、課題を洗い出し、優先度の高い課題から改善に取り組むという具体的な手順をご紹介しました。また、改善の結果を確認した後は、次の業務改善に取り組むというサイクルを繰り返します。業務改善は、小さなことや簡単なことから始め、取り組みを継続することが大切です。業務を効率化しさらなる会社の成長につなげましょう。
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